どうもNaokingです
8月に入りました、極力朝活かるてっどのまとめ記事以外も積み上げていきたいと思います
という事で今日のテーマはこちら
【仕事】相手に伝わりやすい５つの説明方法
皆さん、お仕事において、家庭において伝えたい事が伝わらない
そんな経験ありませんか？
今回は伝え方のコツについて共有します
大事なポイント
まずは結論からです
伝えるために大事なポイントは大きく2つです
-1：目的がはっきりしている事
-2：相手への気遣いが出来ている事
この2つの要素が伝える前段階でまとまっている事が大事となります
私たちは相手に説明する
つまり『伝える』ことをしがちですが、これでは意味がありません
相手に『伝わる』事、そして行動に起こしてもらい初めて伝わったと言えます。
伝わる為の5つの必要要素
では伝わる為にはどのような事を心がける必要があるのでしょうか？
これを意識すれば相手は行動に移してくれます
是非今後の会話の中で意識してみてください
①結論から話す
まずは結論から伝えましょう。
何故ならそれがあなたが伝えたいど真ん中なの情報だからです
当たり前のように聞こえるかもしれませんが実は意外と多くの人が出来ていません。
例えば、ミスを上司に報告する時、『自分は悪くない』『やるべきことはやった』
こんな言葉をつけてから報告をしてませんか？
私は経験があります。
ただ、相手はまずどのような状態なのかを知りたがっています。あなたの努力は付帯情報であって軸の情報ではありません。
また提案等の場合、相手にメモしてもらえるような情報でまとめる事を意識しましょう。
何故なら営業などの提案の場合、お客様の内部でさらに皆さんの情報を伝達され、意思決定がされることが多くあります。
皆さんの代わりに目の前で聴いていただける方が説明できるようにする。
その為には、結論を伝え、そして付帯情報はメモしやすい言葉にまとめる事が相手への気遣いとなります。
②要点がある時はその数を伝える
聞き手はあなたがどれだけの情報を伝えようとしているのかわかりません。
そしてそんな中で相手の話を聞き、そして分からない事は質問をしてきます。
いつ終わるとも知れない話を永遠に聴き続ける事は出来ないですよね。
結論は『コレ』
ここに行きついた要素は『3つ』
このような形で情報が伝わっていると相手も情報を整理する事が出来ます
形としては『事実』を伝えその後『自分の主観を伝える』
この順番が相手も情報を受け取りやすくなるので意識しましょう
③伝える情報のサイズを意識する
伝える情報の規模についても意識する必要があります。
１と２と３をやりましょう。そうすれば目的にたどり着きます
目的にたどり着くためには、まずは１＋２＋３を実施する必要があります
何方の方が理解しやすいでしょうか？
人は大きな情報（ゴールや目的などの情報）から小さな情報に区切りアクションを可視化していった方が理解しやすいようです。
目的に対する『なぜならば』を伝えられる方が行動に落としやすいですよね。
④話を区切る
相手との会話において自分だけ突っ走って相手がついてきていない
こんな経験ありませんか？
貴方は既に伝えたい事を整理出来ているので問題ないのですが、相手はその話を初めて聞きます。
何処かしらで躓きがあると伴走する事が出来ません。
要所要所で、『ここまでよろしいでしょうか？』と相手が伴走してきているかを確認しましょう。これも相手への気遣いとなります。
⑤結論で始まり結論で終わる
伝える内容が長くなればなるほど、相手も話の中心部分を忘れてしまいます。
必ず、再度結論を伝えて話を締めましょう。
また実施してもらいたい事を咀嚼して相手に伝える事も忘れないようにしましょう。
話は理解できた・・でも私は何をすればいいのだろう？
これでは意味がありません
伝えた後の行動を聞き手任せにしてはいけません。
まとめ
今回は伝わりやすい説明方法について書きました。
どうでしょうか？
皆さんは以下の事が出来てますか？
①結論から話を始める
②要点があるときはその数を先に伝える
③伝える順番は大きな情報から小さな情報へ
④ここまでよろしいですか？で相手の理解を確認する
⑤再度結論で締める
意外と出来ていなかったりする内容なので、是非意識してみて下さい
ただ一番大事な事は相手との信頼関係です。
相手が話を聞いてくれなければどんな情報を伝えても無駄ですよね。
そして信頼されたいのであれば、まずはあなたから無条件で相手を信頼してみましょう
人間は双方向性の原理で相手にされたことをお返ししたい気持ちが生まれます。
まずは相手を思い、話をするところから始めてみましょう。
今回参考にさせてもらった図書はこちらです。
漫画版なのでとっても読みやすい本ですし、今回の内容はこの本の一部分＋私の経験なので是非興味のある方は手に取ってみてください
ではまた
